ДЕПАРТАМЕНТ ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ
ВИКОНАВЧОГО ОРГАНУ КИЇВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
(КИЇВСЬКОЇ МІСЬКОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ)
КПНЗ «КИЇВСЬКИЙ ЦЕНТР ДИТЯЧО-ЮНАЦЬКОГО ТУРИЗМУ, ТА ВІЙСЬКОВО-ПАТРІОТИЧНОГО ВИХОВАННЯ»

Інструкція з музейного обліку, зберігання та використання пам‘яток історичної та культурної спадщини

м. Київ 2017
Інструкція визначає порядок та основні форми обліку, наукової обробки, зберігання, консервації і реставрації музейних предметів та музейних колекцій. 
Інструкція є обов’язковою для всіх музеїв. Уся фондово-облікова документація, що передбачена цією інструкцією, ведеться українською мовою. Рекомендується директорам шкіл, позашкільних установ, відповідальним за національно патріотичне виховання у районних управліннях освіти, школах, керівникам музеїв навчального закладу, педагогам які ведуть пошуково-історичну роботу 

Ухвалено до друку методичною радою КПНЗ «Київський центр дитячо-юнацького туризму, краєзнавства та військово-патріотичного виховання» (протокол №  3 від 02.04.2017 р.)

Керівник випуску	Стешук В.М. – директор КПНЗ «Київський центр дитячо-юнацького туризму, краєзнавства та військово-патріотичного виховання»

Упорядник випуску	Ільчишин С.О. – методист відділу національного та військово-патріотичного виховання КПНЗ «Київський центр дитячо-юнацького туризму, краєзнавства та військово-патріотичного виховання»  

Адреса КПНЗ «Київський центр дитячо-юнацького туризму, 
краєзнавства та військово-патріотичного виховання»:

01042, м. Київ, вул. Саперне поле, 26
тел./факс: /044/ 529-43-58,
е-mail: mcdut@ukr.net
сайт: www.uacenter.info
ВСТУП
ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1. Музеї зобов’язані: 
а) здійснювати належний облік музейних предметів і колекцій 
б) забезпечувати охорону, зберігання, консервацію та реставрацію музейних предметів і колекцій. 
2. Пожежна та сторожова охорона визначаються в установленому порядку. 
3. Відповідальність за облік, зберігання, охорону та використання музейних предметів і колекцій несуть керівник музейного закладу, а також головний зберігач фондів (завідувач фондів). 
4. Дотримання Інструкції є обов’язковим для всіх співробітників музею, з метою чіткого виконання своїх повноважень, які безпосередньо виконують функції обліку, зберігання музейних предметів і колекцій. 
5. Відповідальність за облік, зберігання окремих груп музейних предметів і колекцій покладається на працівника музею, про що обумовлено у посадовій інструкції, яка затверджується директором навчального закладу, та у договорі про матеріальну відповідальність. 
6. Створення умов щодо дотримання вимог Інструкції та контроль за їх виконанням покладаються на дирекцію музею. 

СКЛАД МУЗЕЙНИХ ФОНДІВ
Музейні зібрання усіх музеїв складаються з основного та науково-допоміжного фондів. У науково-природничих музеях, відділах природи краєзнавчих музеїв та відповідних музеях навчальних закладів, крім основного та науково-допоміжного, є фонд сировинних матеріалів.

ОСНОВНИЙ МУЗЕЙНИЙ ФОНД
У музеях історичного профілю
Музейні предмети, які документують історію і розвиток людського суспільства. У їх числі: 
Речові пам’ятки.  
Це: речові предмети і колекції, пов'язані з важливими подіями в житті України та інших країн, розвитком суспільства і держави, історією національно-визвольних, революційних рухів та громадянських воєн, боротьбою за збереження миру, розвитком науки і техніки, культури та побуту народів, життям і діяльністю політичних, державних, військових діячів, діячів науки, літератури, мистецтва, народних героїв, учасників історичних подій предмети і колекції, виявлені під час проведення археологічних розкопок, окремі випадкові знахідки окремі предмети нумізматики і нумізматичні колекції: монети, боністика (паперові грошові знаки), фалеристика (ордени, медалі нагородні), медальєрика (медалі ювілейні, пам'ятні), сфрагістика (печатки), геральдика (гербові знаки міст, окремих родин) 
образотворчі пам’ятки – твори образотворчого мистецтва (живопис, графіка, скульптура) і декоративно-прикладного мистецтва (вишивка, набійка, мереживо, ткацтво, килимарство, різьблення, розпис, карбування, кераміка, скло, порцеляна та ін.) пам'ятки монументального мистецтва, їх складові частини і фрагменти (мозаїка, фреска, частини скульптурного декору), які мають документальне, меморіальне або художнє значення 
писемні пам’ятки – рукописні і друковані документи: рукописи, рукописні книги, стародруки, рідкісні видання усіх видів друку (періодичні видання та ілюстрації до них, відозви, листівки тощо), автографи, щоденники, листування, мемуари картографічні матеріали: карти, атласи, глобуси, плани, креслення, пов'язані з історичними подіями 
фотопам’ятки – дагеротипи, негативи з натури на склі, плівці та інших матеріалах позитиви на папері, кераміці, металі та інших матеріалах діапозитиви на склі та плівці 
фонопам’ятки – речові і музичні (воскові валики для фонографа, платівки для грамофонів, патефонів, електрофонів (моно, стерео або квадро, магнітні стрічки та диски) 
кінопам’ятки та відеопам’ятки – кінофільми, документальні і художні (негативи і позитиви на роликових плівках, відео магнітні стрічки).
У музеях театрального, музичного та кіномистецтва та їх відділах
Музейні предмети, які документують розвиток театрального та кіномистецтва, музичної культури. У їх числі: 
речові пам’ятки – меморіальні предмети, особисті речі, які належали видатним діячам музичного, театрального та кіномистецтва, а також предмети побуту, які характеризують епоху музичні інструменти, театральні костюми образотворчі пам’ятки – твори образотворчого мистецтва, які характеризують діяльність творчих колективів, особистість діячів театру, кіно, музики, епоху, у яку вони жили ескізи і макети декорацій, ескізи театральних костюмів ілюстрації до літературних творів 
писемні пам’ятки – документи, які характеризують діяльність творчих колективів, життя і діяльність акторів театру і кіно, режисерів, композиторів, лібретистів, музикантів, театральних художників, театрознавців, музикознавців, кінознавців та їх оточення 
фотопам’ятки – дагеротипи, негативи з натури на склі, плівці та інших матеріалах позитиви на папері, кераміці, металі та інших матеріалах діапозитиви на склі та плівці 
кінопам’ятки та відеопам’ятки – кінофільми, документальні і художні (негативи і позитиви на роликових плівках, відео магнітні стрічки). 
У літературних музеях
Музейні предмети, які характеризують розвиток літератури. У їх числі: 
речові пам’ятки – меморіальні предмети, що належали видатним літературним діячам або їх оточенню предмети побуту, що характеризують епоху, у якій жив і творив літературний діяч. 
образотворчі пам’ятки – твори образотворчого та декоративно-прикладного мистецтва, що є ілюстраціями літературних творів або за допомогою яких мистецькими засобами відтворюється образ автора, його епохи та оточення 
писемні пам’ятки - твори художньої і документальної літератури, драматургії, публіцистики (рукописи, друковані видання з правками або автографами, рідкісні видання – стародруки, перші видання відомих авторів, твори відомих авторів) документи, що характеризують діяльність літературного діяча, формування його особистості і дають змогу відтворити його оточення та епоху 
фотопам’ятки – негативи, позитиви, дагеротипи, діапозитиви, які відтворюють особистість літератора, його оточення та епоху, в якій він жив і творив 
фонопам’ятки – речові і музичні, що належали літераторові і характеризують його уподобання 
кінопам’ятки та відеопам’ятки – документальні і художні стрічки, на яких зафіксовано літературних діячів, їх оточення, епоху ті, у яких використано сюжети літературних творів. 
У меморіальних музеях
Меморіальні предмети, які належали видатній особі, її оточенню, а також ті, що відтворюють епоху, у якій жила і творила ця особа. У їх числі: 
речові пам’ятки – власні предмети видатної особи або її найближчого оточення, чи ті, що належать до визначної події пам'ятки, що не є меморіальними, але відтворюють історичну обстановку, у яких жила і діяла видатна особа, або відбувалась визначна подія, а також результати діяльності видатної особи, долю її творчих здобутків у наступні епохи 
образотворчі пам’ятки – твори образотворчого та декоративно-прикладного мистецтва, які відтворюють образ видатної особи, її родини, найближчого оточення або відображають визначну подію 
писемні пам’ятки – рукописи, автографи, відозви, щоденники, листування, книги всіх видів друку та інші рукописні і друковані пам'ятки, які мають безпосереднє відношення до видатної особи або її оточення пам'ятки літератури (документальної, художньої), що присвячені видатній особі або визначній події 
фотопам’ятки – негативи, позитиви, дагеротипи, діапозитиви, які відтворюють життя і творчість видатної особи, фіксують її оточення та побут 
фонопам’ятки – речові і музичні, які належать видатній особі або є результатом її діяльності, а також ті, що присвячені визначній події 
кінопам’ятки та відеопам’ятки – документальні і художні, які створені видатною особою, або присвячені їй, а також ті, що відтворюють визначну подію. 
У технічних музеях
Музейні предмети, що відображають історію розвитку техніки. У їх числі: 
речові пам’ятки – машини, механізми, прилади тощо 
образотворчі пам’ятки – твори образотворчого мистецтва, які відтворюють життя і діяльність учених, винахідників, окремі технічні процеси та ін. 
писемні пам’ятки – технічна документація, документи, пов'язані з життям і діяльністю вчених, винахідників та ін. 
фотопам’ятки – негативи, позитиви, дагеротипи, діапозитиви, які відтворюють історію розвитку техніки 
фонопам’ятки – речові і музичні, які пов'язані з життям і діяльністю видатних вчених етапами розвитку техніки 
кінопам’ятки та відеопам'ятки – документальні і художні, що пов’язані з життям і творчістю видатних вчених, історією видатних технічних винаходів. 
У художніх музеях та картинних галереях
Твори усіх видів образотворчого та декоративно-прикладного мистецтва. У їх числі: живопис: монументальний (мозаїка, фреска, настінний розпис у спосіб різних технік) станковий (іконопис, світський живопис) графіка (малюнок, гравюра, плакат) скульптура (кругла і плоска) художнє килимарство художнє ткацтво художня вишивка художня набійка художнє скло художній метал художня кераміка художня порцеляна художній фаянс художнє різьблення декоративний розпис та ін. Архівні документи, що зберігаються в фондах музеїв і мають історичну та культурну цінність, визнану в установленому законом порядку, і є надбанням української нації, входять до складу Національного архівного фонду. 
НАУКОВО-ДОПОМІЖНИЙ ФОНД
Науково-допоміжний фонд – частина музейного зібрання, що складається з різноманітних матеріалів, які не мають властивостей музейних предметів, але допомагають їх вивченню та експонуванню. 
До науково-допоміжного фонду належать: 
різного роду відтворення (діорами, копії, макети, моделі, муляжі, репродукції, наукові реконструкції, схеми, таблиці, плани, графіки та ін.), розроблені або придбані в процесі комплектування, вивчення та експонування музейних предметів і музейних колекцій фотокопії і фотографії масового виготовлення дублетні примірники друкованих матеріалів масового випуску (плакати, афіші, листівки та ін.) при наявності цих матеріалів у п'яти примірниках в основному музейному фонді матеріали сувенірного характеру, які не мають художньої, історичної або значної матеріальної цінності зразки сільськогосподарських культур та інших натуральних продуктів, що швидко псуються і потребують частої заміни натуральні матеріали – об'єкти природи, які не мають музейного значення, але використовуються для наочного показу деяких особливостей природи та її явищ (наприклад, різноманітна овочева і фруктова консервація, їжа космонавтів, продукти переробки нафти та ін.). 
В окремих випадках науково-допоміжні матеріали можуть бути переведені до основного фонду (наприклад, точні копії втрачених унікальних предметів). 
ФОНД СИРОВИННИХ МАТЕРІАЛІВ
До фонду сировинних природничо-наукових матеріалів належать: 
об'єкти неорганічної та органічної природи, що є наслідком лабораторних досліджень і препарування (шкурки тварин, вологі експедиційні матеріали, зразки сільськогосподарських культур нетривалого зберігання тощо), матеріали, підготовлені для тривалого зберігання та ін. 
Сировинні природничо-наукові матеріали (в залежності від наслідків подальшої обробки) реєструють у основному або науково-допоміжному фонді. 
- Належність предметів до певного фонду підтверджується рішенням фондової закупівельної комісії музею і оформлюється протоколом, який затверджується керівником та скріплюється печаткою музею. 
- З основного фонду може бути виділений обмінний фонд, який складається із музейних предметів, що не відповідають профілю музею, а також із зайвих дублетних екземплярів (понад п’ять). Музейні предмети з обмінного фонду можуть передаватися на постійне зберіганням іншим музеям в порядку обміну з дозволу (наказу) навчального закладу або для тимчасового користування. Музейні предмети з обмінного фонду при надходженні до музею реєструються як предмети основного фонду, а їх належність до обмінного фонду фіксується в картотеці чи в графі «Примітка» книги обліку. Обмінний фонд як самостійна облікова структура не існує. 
- З науково-допоміжного фонду також може виділятися обмінний фонд, який фіксується у книзі обліку. 
ОБЛІК МУЗЕЙНИХ ПРЕДМЕТІВ І КОЛЕКЦІЙ
- Облік музейних предметів і колекцій забезпечує систему збирання даних і реєстрації необхідної інформації (відомостей) про пам’ятки, які є національно-культурним надбанням. Музейні предмети і колекції підлягають музейному обліку, який забезпечує охорону та створює необхідні умови для їх вивчення і використання. 
- Усі пам’ятки історії та культури (речові, об’єкти природи, твори всіх видів образотворчого і декоративно-прикладного мистецтва, пам’ятки писемності, фото-, фоно-, кіно-, відеопам’ятки), що зберігаються в музеях і заповідниках, бухгалтерському обліку не підлягають, їх відображення на балансі юридичної особи, в користуванні якої вони знаходяться забороняється. 

Музейний облік музейних предметів і колекцій
дві стадії музейного обліку
первинна реєстрація – облік предметів, які надійшли до музею. Фіксуються основні відмінні ознаки предметів в актах приймання, книзі обліку надходжень (основного фонду) або книзі обліку науково-допоміжних матеріалів на підставі результатів їх попереднього вивчення (первинної атрибуції) 
наукова інвентаризація – облік основного фонду. Фіксуються результати розгорнутої атрибуції музейних предметів в інвентарних та спеціальних інвентарних книгах з метою юридичного закріплення предметів за певною музейною колекцією та охорони наукових даних про предмети. 
а) Основними документами обліку музейних предметів і колекцій є акти приймання і акти видавання, книги надходжень (КН), інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги. Науковий інвентар є найбільш повним за обсягом документом, що характеризує музейний предмет і фіксує наслідки його наукового вивчення. 
б) Категорично забороняється зберігання і використання в музеях предметів і колекцій, не оформлених юридичними документами. 
в) Книги надходжень(КН), інвентарні та книги спецобліку до заповнення мають бути пронумеровані, прошнуровані, опечатані печатками музею та центрального органу виконавчої влади для музеїв державного підпорядкування (місцевого органу виконавчої влади для музеїв комунальної власності), завірені підписами головного зберігача, завідувача відділу або матеріально відповідальної особи. 
г) Фондово-облікова документація друкується за встановленими формами і заповнюється від руки чорною чи синьою пастою, чорнилом або тушшю. 
д) Акти, книги надходжень, інвентарні та спеціальні інвентарні книги музею заповнюються розбірливо, чітко, без помилок, підчисток і необумовлених виправлень. Виправлення записів у фондово-обліковій документації допускаються лише на підставі рішення фондово-закупівельної комісії, про що фіксується у протоколі. Виправлення у фондово-обліковій документації робляться червоними чорнилом, тушшю або пастою, помилкові записи закреслюються однією лінією. Нові записи вписуються чітко. Правильний запис вписується над закресленим текстом, затверджується підписом головного зберігача фондів або матеріально відповідальної особи і скріплюється печаткою музею. 
е) Усі суттєві виправлення атрибуції (стан збереженості, розміри, матеріал та ін.), що вносяться до книг надходжень, інвентарних та спеціальних інвентарних книг, завіряються особою, яка відповідає за облік на підставі спеціального акта, який підписується керівником або його заступником з наукової роботи, головним зберігачем фондів і реєструється у спеціальній книзі. 
є) Оформлення облікової документації за допомогою автоматизованих інформаційних систем передбачає обов’язкову наявність рукописного примірника книги надходжень. Інвентарні книги і спеціальні інвентарні книги можуть заповнюватися у спосіб комп’ютерного набору за наявності рукописного примірника книги надходжень і паспорта музейного предмета (як зразок для ідентифікації і захисту інформації про предмет, виконаного у електронний спосіб). В роздрукованому вигляді ця інформація має бути в формі тому інвентарної книги чи спеціальної інвентарної книги, ступінь захисту якої визначається цією інструкцією. 

ПОРЯДОК ПРИЙМАННЯ МУЗЕЙНИХ ПРЕДМЕТІВ
1. Усі предмети, що надійшли до музею, підлягають обов’язковому документальному обліку. Оформлення приймання і видача предметів здійснюється при їх надходженні або видаванні за відповідними актами. Акт про приймання і акт про видачу є первинними юридичними документами обліку музейних фондів. Зберігання в музеях предметів і колекцій, не оформлених актами приймання, категорично забороняється. 
2. Акти про приймання або акти про видачу предметів заповнюються за допомогою друкарської машинки, комп’ютера, або від руки чорним чи синім чорнилом (пастою). 
3. Акти про приймання складаються за встановленою формою. Якщо на предметі є старі облікові позначення (з виставок, з іншого музею), вони проставляються у графі «Примітка». Нові облікові позначення, що присвоєні предмету за книгою надходжень, проставляються у відповідній графі. У разі закупівлі або попередньої експертної оцінки в акті про приймання зазначається вартість предмета. Акти підписуються особами, що здають і приймають предмет. Акти затверджують керівник музею або особа, яка його заміщує, скріплюються печаткою музею та видаються особам, які його підписали. 
4. Акти про приймання складаються у декількох примірниках (не менше трьох). Перший примірник залишається у головного зберігача фондів або у відділі /секторі/ обліку другий – передається у відділ, до якого предмет переданий на зберігання або з якого виданий (якщо зберігання відбувається за відділами) третій – особі, яка здала або прийняла предмет. Якщо головний зберігач фондів є матеріально відповідальною особою, перший примірник акта зберігається у керівника. До акта додається історична довідка (легенда) про історію предмета, його походження, час і місце побутування, перебування на виставках та ін. 
5. Якщо предмет потребує особливої атрибуції, до акта додаються висновки експертів, завірені і скріплені печаткою відповідної установи, що проводила його експертизу. У разі надходження до музею матеріалів з археологічних, геологічних та інших експедицій акти про приймання складаються на підставі польових або колекційних описів, або списків предметів, завірених начальником експедиції. 
6. У разі передавання предметів на постійне зберігання їх власником, – спочатку науковий співробітник складає акт про приймання предметів у тимчасове зберігання. Одночасно між власником предмета і музеєм укладаються договори: у разі дарування предмета – договір про дарування, у разі закупівлі – договір про купівлю-продаж, у разі благодійництва – договір про благодійний внесок. Якщо предмет надходить до музею або видається з нього на тимчасове зберігання, укладається договір про схов. У разі організації виставки – договір про організацію і проведення виставки.У разі позитивного рішення фондово-закупівельної комісії щодо включення предмета до музейного зібрання, предмет залишається у музеї на постійному зберіганні, а колишній власник предмета згідно з договором передає музею усі права власності на предмет: майнові, економічні, зокрема й авторські. Договори підписуються обома сторонами. У разі укладення договору між юридичними особами – договір скріплюється печатками обох сторін. Якщо одна сторона договору є фізичною особою, договір складається в присутності двох свідків. Під договором ставляться підписи фізичної особи та двох свідків, з одного боку, і печатка юридичної особи (музею), з другого боку. Без печатки договір не дійсний. Акт про приймання не дійсний без договору. 
7. У разі рішення фондово-закупівельної комісії про недоцільність включення предмета до музейного зібрання, предмет за актом про видачу в постійне зберігання повертається власнику, про що робиться запис у книзі реєстрації актів про видачу на постійне зберігання та книзі реєстрації актів про приймання на тимчасове зберігання. 
8. Відповідальність за предмети, прийняті на тимчасове зберігання, до розгляду їх на фондово-закупівельній комісії несе особа, яка отримала їх від юридичних або фізичних осіб за актом і договором.Згідно з протоколом фондово-закупівельної комісії співробітник відділу /сектора/ обліку або головний зберігач фондів оформлює акт про приймання предметів на постійне зберігання. Цей акт може бути одночасно й актом про передачу музейних предметів на матеріально відповідальне зберігання і підписується головним зберігачем фондів, зберігачем, який зберігав ці предмети до рішення фондово-закупівельної комісії, і зберігачем фондів, який прийняв їх на матеріально відповідальне зберігання. Підписи осіб, які здають і приймають предмети, в акті обов’язково прописуються повністю в дужках. 
9. Ордени, медалі України та інших країн, нагрудні знаки до почесних звань України та інших країн, нагороджених померлих громадян і громадян, нагороджених посмертно, а також документи про їх нагородження можуть передаватись на постійне зберігання музеям за згодою спадкоємців.Державні нагороди України та інших країн, передані музеям на постійне зберігання, пройшли всі форми обліку і стали складовою державної частини Музейного фонду України, власникам нагород та спадкоємцям померлого (нагородженого посмертно) не повертаються. Музеї можуть приймати на постійне зберігання безіменні нагороди. 
10. Державні нагороди, документи про нагородження громадян, діючих підприємств, установ, організацій, військових частин і підрозділів передаванню до музеїв на постійне зберігання не підлягають. 

РЕЄСТРАЦІЯ НОВИХ НАДХОДЖЕНЬ
1. Усі предмети, що надійшли до музею на постійне зберігання, після складання акта та первинної атрибуції (виявлення основних ознак, що визначають назву, призначення, будову [структуру], матеріал, техніку виготовлення, розміри, авторство, хронологію і географію створення та побутування предмета) протягом місяця розглядаються фондово-закупівельною комісією музею. 
2. У разі рішення фондово-закупівельної комісії щодо недоцільності включення предмета до музейного зібрання, предмет повертається власнику, про що складається акт про видачу предметів на постійне зберігання. 
3. У разі рішення фондово-закупівельної комісії щодо включення предметів до музейного зібрання, складається акт про приймання предметів на постійне зберігання, і предмети протягом місяця реєструється у книзі обліку надходжень музейних предметів на постійне зберігання або книзі обліку науково-допоміжних матеріалів. У разі закупівлі предмета у фізичної особи, він реєструються у книзі надходжень тільки після перерахування музеєм коштів власнику. 
4. У книзі надходжень як документі охоронного порядку – реєструється предмет, що надійшов, під певним порядковим номером, який одночасно проставляється на ньому, і дається стислий опис предмета, який унеможливлює його підміну, а в разі втрати або крадіжки – сприяє розшуку предмета. 
5. Кожний музейний предмет, заноситься до книги надходжень під окремим номером, який одночасно проставляється в акті його приймання на постійне зберігання. 
6. Предмети, які входять до складу окремих цілісних скарбів, матеріалів експедицій або конфіскованих пам’яток, заносяться до книги надходжень у повному складі. 
7. Предмети, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, до книги надходжень записуються кожний окремо.Предмети, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння та надійшли до музею у складі скарбу, матеріалів з археологічних, етнографічних, геологічних та інших експедицій або іншим шляхом, обліковуються за окремим номером, а його належність до скарбу або матеріалів експедицій зазначається у графі «Назва та стислий опис предмета». 
8. Матеріали, які надійшли до музею внаслідок діяльності археологічних, етнографічних, геологічних та ін. експедицій, обліковуються спочатку комплексами за колекційними або польовими описами. Якщо зазначені комплекси передаються з експедицій інших організацій, то передання їх до музею здійснюється за актами з предметними описами, у яких однотипні предмети записуються групами, а унікальні – окремо. 
9. У разі одночасного надходження великої кількості однорідних предметів, їх систематизують, розподіляють на основний і науково-допоміжний фонд. Такі однорідні предмети отримують єдиний номер за книгою надходжень з відповідними до кількості предметів дробовими номерами. Наприклад: КН-48021/1-735. 
10. Запис колекції у книгу надходжень або у книгу науково-допоміжного фонду допускається за наявності предметного опису її складу (колекційного опису). 
11. Перед реєстрацією у книгу надходжень археологічні предмети систематизують, розподіляють на основний і науково-допоміжний фонд. 
12. Польовий або колекційний опис підписується особою, яка його склала, завіряється підписом начальника експедиції, нумерується та опечатується печаткою музею. Реєструють польові або колекційні описи у книзі реєстрації польових та колекційних описів. 
13. У зв’язку з необхідністю попередньої систематизації та камеральної обробки експедиційних зібрань археологічних, етнографічних, геологічних та інших колекцій, а також нерозібраних архівів меморіального характеру терміни їх запису до книги надходжень визначаються фондово-закупівельною комісією музею з урахуванням складності та обсягу робіт. 
ДОПОМІЖНІ ФОРМИ ОБЛІКУ
1. Допоміжний музейний облік здійснюється для оперативної та наукової роботи з колекціями музею і має переважно довідковий характер. Облік проводиться за допомогою карток та різноманітних допоміжних описів, які юридичних документів не замінюють. 
2. У музеї можуть створюватися такі картотеки: облікова інвентарна топографічна картотека збереженості систематична тематична предметна хронологічна іменна географічна. 
3. Для кращого контролю за своєчасним поверненням тимчасово виданих з музею предметів створюються спеціальні контрольні картотеки актів видавання, систематизованих за датами повернення (за місяцями). На картку записуються: номер акта, дата, кому видано, термін видавання. 

НАУКОВА ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ МУЗЕЙНИХ ПРЕДМЕТІВ
1. Наукова інвентаризація – це друга, основна стадія обліку музейних предметів і колекцій основного фонду, на якій фіксуються наслідки вивчення та наукової атрибуції з метою закріплення предметів за певною музейною колекцією. 
2. Науковій інвентаризації підлягають усі предмети основного фонду музею. 
3. Музейні предмети систематизуються у відповідності до класифікації основного фонду за найбільш суттєвими ознаками та окремими групами в залежності від складу зібрання. Музейні предмети поділяються на типи або джерела: речові, образотворчі, писемні, кіно-(відео-), фото-, фономатеріали. Кожний тип (джерело) поділяється на види, види на різновиди, різновиди на групи, групи на підгрупи. Наприклад: тип «образотворчий», вид «живопис», різновид «мініатюра», група «портрет». 
4. У музеях з великим зібранням і різноманітними колекціями, таких як краєзнавчі музеї, музейні предмети і колекції систематизуються за типами, колекціями, видами матеріалу, технікою виконання, призначенням. Наприклад: речові пам’ятки (природа, археологія, нумізматика, етнографія, зброя, годинники, вироби з тканини, металу) образотворчі пам’ятки (живопис, графіка, скульптура) пам’ятки декоративно-прикладного мистецтва писемні пам'ятки (рукописні, друковані) кіно- та відеопам’ятки (документальні і художні) фотопам’ятки (негативи, діапозитиви, фотовідбитки) фонопам’ятки (речові і музичні). 
5. У музеях художнього профілю музейні предмети систематизуються:  за видами мистецтва (образотворче мистецтво та декоративно-прикладне) за матеріалом і технікою (дерево, кістка, метал, папір, гравірування, малюнок), іноді за призначенням (меблі та ін.). 
6. Для музеїв художнього профілю з великим зібранням використовується така систематизація: живопис іконопис мініатюра графіка скульптура художні меблі декоративно-прикладне мистецтво пам'ятки монументального мистецтва (фреска, мозаїка, архітектурні деталі і фрагменти). 
7. У музеях художнього профілю з невеликим зібранням кількість груп може бути зменшена до 3 – 4: живопис графіка скульптура декоративно-прикладне мистецтво. 
8. У художніх зібраннях музеїв доцільно вести окрему інвентарну книгу для художніх рам, у якій, крім загальних даних, необхідно дати опис профілю рами, а також інвентарний номер картини, яка оформлена цією рамою. Сучасні багетні рами масового виробництва та музейне обладнання, що не мають художньої цінності, обліковуються господарською частиною музею у господарських інвентарях. 
9. Після встановлення кількості груп зберігання, музейні предмети і колекції розподіляються між відповідними розділами, яким надається шифр. 
10. Музейні предмети і колекції відповідно до розділів реєструються до окремих інвентарних книг з встановленим шифром. Наприклад: книга обліку предметів археології може мати шифр «А», нумізматики – «Н», скульптури – «С» та ін. 
11. У музеях з великим зібранням, де музейні предмети і колекції розподіляються за відділами, кожній групі, крім основного шифру, надається шифр відділу. Наприклад, предмет археології з відділу античної археології може мати шифр «Ар/А». 
12. Науковий співробітник музею, який одержав предмет для інвентарного опису, у найкоротший термін вивчає музейний предмет, виявляє основні ознаки: назву, авторство, хронологію і географію створення та побутування, призначення, устрій, матеріал, техніку виготовлення, розміри предмета тощо, з метою підготовки його для різнобічного музейного використання, визначає його наукову, художню, історичну, етнографічну та меморіальну цінність і заносить дані про предмет до інвентарної книги. 
13. Попередньо зазначені дані вписуються в науково уніфікований паспорт. Науково уніфікований паспорт музейного предмета – документ, що фіксує усі етапи інвентаризації, вивчення, наукового визначення, реставрації, публікації і використання предмета на всьому відрізку часу його знаходження в певному музеї. 
14. Науково уніфікований паспорт заповнюється від руки, при допомозі друкарської машинки або комп’ютера, завіряється підписом фахівця, що його складає та візується матеріально відповідальною особою. Обов’язковим для науково уніфікованого паспорта є наявність фотографії (9 х 13 см) або, як виняток, замальовки. 
15. Кожний музейний предмет реєструється в інвентарній книзі під порядковим номером. Порядковий номер є одночасно інвентарним номером музейного предмета, який проставляється на ньому. Шифр та інвентарний номер музейного предмета заноситься у відповідну графу книги надходжень для досягнення взаємозв’язку між книгою надходжень та інвентарною книгою. 
- Предмети, що складаються з декількох частин, заносяться до інвентарної книги за одним номером, а кожна його складова частина нумерується окремо. Наприклад: кубок з кришкою – інвентарний номер М-910, кубок – М-910/1, кришка – М-910/2. 
- У комплектах предметів (наприклад, сервізи) кожний предмет інвентаризується за окремим номером, а належність його до комплекту обумовлюється у графі «Назва та розгорнутий опис предмета». 
Альбоми гравюр, малюнків, фотографій, клясер з марками, що об’єднані тематично, та ін. записуються під одним інвентарним номером, при цьому зазначається загальна кількість аркушів альбому, кількість пустих чи відсутніх аркушів або гнізд до фотографій, а також кількість предметів (гравюр, малюнків, фотографій). Кожний предмет з альбому підлягає інвентаризації і відповідно отримує окремий інвентарний номер. Належність предмета до альбому зазначається у графі «Назва та розгорнутий опис предмета».
- Монетні скарби записуються до інвентарної книги в повному складі (монети з дорогоцінних та монети з недорогоцінних металів). Кожна монета записується під окремим інвентарним номером, а її належність до скарбу зазначається у графі «Назва та розгорнутий опис предмета».
- Предмети зі скарбів, які належать до різних типів і видів музейних предметів і музейних колекцій, систематизуються згідно з класифікацією основного фонду за окремими групами відповідно до складу музейного зібрання і записуються до різних інвентарних книг. Належність їх до скарбів зазначається у графі «Назва та розгорнутий опис предмета». 
16. У графі «Назва та розгорнутий опис предмета» у інвентарній книзі, як і в книзі надходжень, назву предмета починають з головного предметного слова, наприклад: комірець білий, шабля козацька. При потребі зазначається: чучело, модель, сухий препарат та ін. 
- При описі художніх творів враховується наявність художнього постаменту, окладу, рами, які також вписуються в інвентарну книгу, як і сам предмет. 
- Опис природничих предметів починається з видової назви українською та, латинською мовами (наприклад: горобець хатній – Passer domesticus) і включає усі дані польових етикеток. 
- Опис документальних матеріалів починається з даних про автора або укладача документа, а за відсутності таких – з назви самого документа. 
- Опис фотографії починається з прізвища особи, зображеної на ній (для портрета), та року, до якого належить фотографія. Указується тип зображення (голова, погруддя, поясний, на повний зріст). 
- Опис фотографій з груповими зображеннями починається із загального найменування групи, далі перераховуються усі зображені на фотографії особи. Опис фотографій, що відтворюють різні події, виробничі процеси, види місцевості, починається з назви сюжету. 
- При описі фотовідбитків і негативів зазначаються, якщо відомо, час і місце фотозйомки та прізвище особи, яка проводила фотозйомку. 
- Розміри зазначаються в сантиметрах (для графіки, нумізматики) і у міліметрах (для предметів, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння) у такій послідовності: 
а) для об’ємних предметів: h – висота, а – ширина, l – довжина /глибина/ 
б) для прямокутних предметів: h – висота, а – ширина 
в) для круглих та еліпсоподібних – найбільший діаметр або d-діаметр (у планах, технічних кресленнях). 
- Висота скульптури вказується разом з плінтом, якщо вони становлять єдине ціле. Розміри ваз визначаються їх висотою та найбільшим діаметром. Для творів графіки зазначаються два розміри: аркуша та зображення, для творів живопису – розміри підрамника або дошки. Для костюмів - ширина плеч або пояса та довжина. 
- При встановленні розмірів небажано користуватися м’яким сантиметром. 
17. Графа «Маса» заповнюється найменуваннями музейних предметів, які містять дорогоцінні метали (у грамах), дорогоцінного каміння (у каратах), дорогоцінного каміння органогенного утворення (у грамах), а також для предметів нумізматики незалежно від матеріалу та для зразків цінних мінералів і великих друз кристалів (у грамах). 
18. Графа «Стан збереженості» у інвентарній книзі заповнюється за схемою: без пошкоджень, задовільний, незадовільний. У графу вписуються усі дефекти: пошкодження, втрати, тріщини, сколи, осипи фарбового шару, відсутність будь-якої частини або фрагмента. Дані про наступні зміни, стану збереженості музейного предмета вписуються в інвентарні книги на підставі акта їх обстеження. 
19. Вартість предмета визначається на підставі Інструкції «Про порядок визначення оціночної та страхової вартості пам'яток Музейного фонду України» від 13.07.98р. № 325, зареєстрованої Міністерством юстиції України 6 серпня 1998р. за № 496/2936 (зі змінами). 
20. Після реєстрації в інвентарних книгах музейних предметів, які містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, їх обліковують у спеціальних інвентарних книгах. 

ОБЛІК МУЗЕЙНИХ ПРЕДМЕТІВ ЗА УМОВИ ЇХ ВИКОРИСТАННЯ
1. Передання музейних предметів і колекцій на тимчасове зберігання за межі України здійснюється за згодою музеїв, у яких вони зберігаються на підставі договору, укладеного між двома сторонами, страхового полісу та з дозволу навчального закладу на погоджений термін. 
2. Передання музейних предметів і колекцій на тимчасове зберігання іншим музеям, юридичним і фізичним особам у межах України здійснюється за згодою музеїв, у яких вони зберігаються, та на підставі угоди, укладеної між двома сторонами: 
а) за рішенням МКТ України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, – для музеїв, заснованих на державній формі власності 
б) за рішенням структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, – для музеїв, заснованих на комунальній формі власності. 
3. Для одержання дозволу подаються такі документи: 
а) клопотання місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, – для музеїв, заснованих на комунальній формі власності 
б) клопотання музеїв, установ, організацій, до яких передаються музейні предмети, що містить гарантію дотримання умов зберігання, експонування та вчасного повернення 
в) лист-згода музею, з якого передаються музейні предмети 
г) списки музейних предметів у п'яти примірниках із зазначенням їх каталожних даних і страхової вартості 
4. Музейні предмети, що надійшли в музей на тимчасове зберігання, реєструються у книзі обліку надходжень на тимчасове зберігання. 
5. Передання предметів на тимчасове зберігання, що надійшли до музею, але ще не набули статусу музейних предметів і не зареєстровані у книзі надходжень, інвентарній та спеціальній інвентарній книгах, не дозволяється. 
6. Категорично забороняється передання музейних предметів, що перебувають на тимчасовому зберіганні, без згоди їх власника. 
7. Керівник музею має право продовжити термін видавання на тимчасове зберігання, але не більше ніж на рік. 
8. Пакування і передання музейних предметів здійснюється у присутності особи, яка їх приймає та за наявності доручення та гарантійний листа приймаючої сторони. Відправлення і транспортування музейних предметів здійснюється у супроводі матеріально відповідальної особи (представника сторони, яка приймає або передає). 
До акта видачі або приймання додаються залізничні, авто- або авіанакладні на відправлення вантажу. 
9. Повернення музеєм предметів, одержаних на тимчасове зберігання від юридичної чи фізичної особи, відбувається за розпорядженням керівника музею, який їх повертає, і оформлюється актом про повернення предметів до фондів музею з тимчасового зберігання, підписаного головним зберігачем фондів, завідувачем відповідного відділу (якщо зберігання здійснюється за відділами), а також матеріально відповідальною особою, під контролем якої зберігалися ці предмети. 
10. Використання музейних предметів з метою копіювання може здійснюватися з науковою, учбовою цілями, а також як авторське. У всіх зазначених випадках ці роботи виконується за згодою музеїв та дозволу органів виконавчої влади, у підпорядкуванні яких вони знаходяться. 
11. Копіювання музейних предметів образотворчого мистецтва студентами художніх навчальних закладів здійснюється на підставі угоди про співпрацю між музеєм і навчальним закладом під наглядом музейних працівників. Копії виконані студентами залишаються в навчальному закладі. 
12. Тимчасове видання творів авторам з метою копіювання здійснюється за згодою музею, на підставі дозволу органу виконавчої влади, у підпорядкуванні якого знаходиться музей та за наявності клопотання місцевого відділення Національної Спілки художників України. У цих випадках складаються акти про тимчасове видання, угода з автором, обумовлюються терміни виконання роботи та повернення твору до музею, розміри авторської копії, яка не може співпадати з оригіналом (більша або менша). 
13. Акти про приймання або видачу на тимчасове зберігання нумеруються порядковими номерами із зазначенням додаткового шифру «ТЗ» роздільно, наприклад: ТЗ № 71. Окремо пронумеровані акти про тимчасове зберігання підшиваються в різні справи (акти приймання або акти видачі) в хронологічному порядку. 
14. Усі акти підлягають реєстрації у спеціальних книгах реєстрації актів. Музеї мають вести окремі книги реєстрації актів: приймання на тимчасове зберігання, видачі на тимчасове зберігання. 
15. Наприкінці року акти нумеруються за сторінками, шнуруються, опечатуються печаткою і залишаються на зберіганні в музеї. 
ПОРЯДОК ОБЛІКУ МУЗЕЙНИХ ПРЕДМЕТІВ І КОЛЕКЦІЙ У МУЗЕЙНИХ ОБ’ЄДНАННЯХ, ФІЛІЯХ ТА ОКРЕМО РОЗТАШОВАНИХ ВІД МУЗЕЮ ВІДДІЛАХ
1. Порядок обліку музейних предметів і колекцій у музейних об'єднаннях, філіях та окремо розташованих від музею відділах проводиться відповідно до загальних вимог. Питання обліку музейних предметів у філіях музею та в окремо розташованих від музею відділах в кожному конкретному випадку вирішується центральним музеєм. 
2. У філіях музею та відділах, розташованих окремо від музею, облік здійснюється в центральному музеї. 
3. У філіях та відділах зберігаються: другі примірники актів приймання предметів на матеріально відповідальне зберігання актів приймання та видавання предметів на постійне і тимчасове зберігання науково уніфікованих паспортів на музейні предмети, а також картотеки. 
4. У окремих випадках, якщо філії мають значні зібрання, сформованих протягом багатьох років, то облік музейних предметів здійснюється самостійно. При цьому філії зобов’язані направляти до центрального музею по одному примірнику актів приймання та видавання, а також науково уніфікованого паспорта. У фондово - обліковій документації, крім шифру центрального музею, проставляється шифр філії. 
5. Щорічні звіти відповідно до установленої форми музейні об’єднання, філії та окремо розташовані відділи подають центральному музею. 
ДОДАТКОВІ ОПИСИ
Метою додаткових описів є об’єднання музейних предметів та музейних колекцій у групи за тими або іншими ознаками (тематичними, топографічними, систематичними).На всі місця зберігання (сейф, вітрина, шафа, стелаж, полиця) у фондосховищах та експозиційних залах складаються топографічні описи (штандорти) таким чином: порядковий номер, номер за книгою надходжень, номер за інвентарною книгою, номер за спеціальною інвентарною книгою, найменування предмета, кількість та комплектність, примітка. Переміщення предметів відмічаються у графі «примітка» і фіксуються у контрольному талоні, який знаходиться на місці постійного зберігання предмета. У разі зміни місцезнаходження предмета – останній викреслюється з топографічного опису, в топографічній картці робиться спеціальна позначка. У разі повернення предмета – контрольний талон знищується. Топографічні описи підписуються матеріально-відповідальною особою. Топографічний опис складається у двох примірниках: один залишається у матеріально-відповідальної особи, другий, – прикріплюється на місце зберігання музейного предмета. Обов’язково проставляється дата. Компактною і зручною формою додаткового опису є надрукована в друкарні «Книжка музейного зберігача». 

ОБЛІКОВІ ПОЗНАЧЕННЯ
1. Одночасно із реєстрацією предметів у книзі надходжень, інвентарній та спеціальній інвентарній книгах на предметах проставляються облікові позначення, що їм присвоєні: шифр музею (його скорочена назва), шифр та номер за книгою надходжень, шифр та номер за інвентарною книгою, шифр та номер за спеціальною інвентарною книгою (на предметах, які містять дорогоцінні метали та дорогоцінне каміння). Шифр та облікові номери на музейних предметах проставляються від руки фарбою або тушшю. 
2. У разі, коли неможливо проставити облікові позначення на самому предметі – їх проставляють на оформленні предмета (рамі, футлярі, паспарту, конверті), етикетці (бирці або ярлику), які прикріплюються до предмета. На великих предметах (картини в підрамниках, меблі тощо) проставляється відмітка спеціально виготовленим штампом. 
3. Усі старі етикетки (бирки або ярлики), шифри і номери на предметах, у разі заміни їх новими, зберігаються, але погашаються світлою тушшю або графітним олівцем (для графіки) та умовним знаком (косий хрест) таким чином, щоб їх можна було легко прочитати. Етикетки (бирки чи ярлики) із старими позначеннями, що відображають історію предмета й формування музейної колекції, погашенню не підлягають і зберігаються разом з предметом. 
4. Предмети, що надійшли до музею на тимчасове зберігання (на виставки, експертизи), шифруються так, щоб облікові позначення легко було зняти. Наприклад: щодо картин, то їх наносять графічним олівцем на підрамник, а на малюнках, гравюрах пишуться зі зворотного боку тим же олівцем. До скульптур, металевих та керамічних виробів, до тканин прикріплюються підвісні етикетки (бирки чи ярлики) з обліковими позначеннями. 
5. Забороняється зберігання і експонування музейних предметів без облікових позначень. Облікові позначення завжди проставляються на певному місці, установленому для кожної категорії предметів (з використанням для них необхідних фарби, туші чи олівця), не порушуючи зовнішнього вигляду предметів. 
6. На картинах шифри і номери проставляються олійною фарбою на верхній або нижній планці підрамника, у лівому куті. На картинах без підрамників — шифри і номери проставляються на окрайку полотна із зворотного боку картини знизу в лівому куті. На великих картинах облікові позначення проставляються у двох місцях: зверху та знизу. 
7. На акварелях, малюнках, гравюрах, плакатах, що виготовлені з цупкого непрозорого паперу, шифри та номери позначаються за допомогою спеціально виготовленого штампа на зворотному боці предмета в правому або лівому куті. На штампі зазначається назва музею та передбачається місце для шифру та номерів, які наносяться графітним олівцем. Не дозволяється використання кольорових або хімічних олівців, чорнила, туші та кулькової ручки. 
8. Для штампування графічних творів користуються олійною друкарською фарбою. Друкарська фарба наноситься тонким шаром на скляну пластину за допомогою ватного тампона, загорнутого в тонку тканину (шовк, батист та ін.). Штамп невеликого розміру (не більше одного квадратного сантиметра) прикладається до скляної пластини з тонким шаром друкарської фарби, а потім переноситься на графічний твір. Після використання його потрібно вимити скипидаром та зберігати в сухому стані. 
9. Для гравюр і малюнків на тонкому прозорому або старому папері облікові позначення дозволяється проставляти тільки на окантуванні або монтуванні. На двобічних малюнках штампи та номери проставляються на тому боці аркуша, який при експонуванні перекритий кінцем паспарту якщо композиція малюнка цього не дозволяє, то штампи й номери проставляються на монтуванні. 
10. На малюнках, умонтованих у раму, паспарту або окантування, облікові позначення дублюються на окантуванні. У разі особливо складного монтування або небажаного розкантування предмета (якщо розкантування може призвести до пошкодження даного предмета, наприклад, пастелі) облікові позначення проставляються на окантуванні предмета, про що робиться відповідний запис у графі «Примітка» в інвентарній книзі. 
11. Альбоми з малюнками або фотографіями шифруються зі зворотного боку титульного аркуша. На зворотному боці кожного аркуша альбому проставляється штамп з шифром музею. 
12. На іконах (дошках) шифри і номери проставляються білою або блакитною (світлою) фарбою на торці або на зворотному боці дошки. 
На двобічній іконі облікові позначення проставляються на торці ікони. На іконах з металу, а також хрестах, мініатюрах, дрібних предметах (сережки, ґудзики) етикетки (бирки чи ярлики) з цупкого картону з обліковими позначеннями прикріплюються до предмета за допомогою сурової нитки. Прикріплення дротом не дозволяється. 
13. На скульптурі (дерево, метал, мармур) облікові позначення проставляються на зворотному боці ліворуч у нижньому куті плінта емалевою або олійною фарбою. На скульптурі невеликого розміру облікові позначення проставляються на піддоні. На скульптурі великих розмірів, особливо на рельєфах, що прикріплені до стіни, облікові позначення проставляються на неекспозиційних торцях у декількох місцях з різних боків. 
14. На керамічних предметах (глина, фарфор, фаянс та ін.), а також на предметах з дерева і каменю облікові позначення проставляються на піддоні олійною фарбою або тушшю між двома шарами акрилового лаку таким чином, щоб клейма й марки було видно. 
15. На предметах з металу облікові позначення наносяться емалевою фарбою або тушшю між двома шарами акрилового лаку. 
16. Предмети, номери яких нанесені на піддоні, а в експозиції прикріплені до постаменту, до полиці або консолі, забезпечуються номерами на ярлику, який прикріплюється суровою ниткою до предмета. 
17. На предметах, що відкриваються (коробки, табакерки), облікові позначення проставляються всередині. 
18. На предметах, прикрашених розписом або різьбленням (прялки, рубелі), облікові позначення проставляються на місцях, вільних від розпису або різьблення. На предметах, що вкриті лаком, етикетки з обліковими позначеннями потрібно наклеювати риб’ячим клеєм. 
19. На монетах, нагородах, гемах, дрібних археологічних знахідках облікові позначення наносяться на місце їх монтування та індивідуальну упаковку (конверти, футляри, коробки) з додаванням фотознімка даного предмета. 
20. До тканин етикетка зі штампом та номерами, проставленими тушшю, виготовлена із світлої цупкої тканини (коленкор, полотно) пришивається із зворотного боку. 
Якщо предмет зшитий (спідниця) – етикетка пришивається до нижнього краю. До незшитого предмета (хустка, килим) етикетка пришивається у лівому куті. Не дозволяється прикріплення етикеток металевими шпильками, кнопками та ін., що може призвести до появи іржі, на старих предметах – до пошкодження. 
21. На меблях бирка з обліковими позначеннями (металева або з твердого картону) прикріплюється на зворотному боці, якщо це диван, стілець, крісло – під сидінням на столах – до основної рами, під верхньою дошкою на звороті на шафах – на зворотному боці лівої дверної стулки, яка не має художньої обробки. У противному разі облікові позначення проставляються з тильного боку шафи, на місці, що не покрите лаком. У разі особливої цінності або ламкості меблів – штамп з обліковими позначеннями проставляється від руки емалевою або олійною фарбами. 
22. Архітектурні фрагменти шифруються олійною або емалевою фарбами на неекспозиційній частині. 
23. На окладах, оправах стародруків та книгах пізнішого видання в оправах облікові позначення проставляються емалевою фарбою або тушшю між двома шарами акрилового лаку зі зворотного внутрішнього боку оправи ліворуч знизу, позначення наносяться також олівцем на останній сторінці книги. 
24. На унікальних книгах штамп та номери (написані під штампом) проставляються графітним олівцем тільки на звороті титульного аркуша знизу ліворуч. 
25. На окремих рукописних аркушах облікові позначення проставляються так, як і на предметах графіки (штамп, шифр та номери, нанесені м’яким графітним олівцем на зворотному боці аркуша зверху ліворуч). 
26. На негативах і діапозитивах облікові позначення проставляються тушшю на емульсії на окремих фотовідбитках – зі зворотного боку в лівому нижньому куті на фотовідбитках, що змонтовані в альбом, – зі зворотного боку обкладинки або титульного аркуша. На негативах розміром менше 9х13 см облікові позначення проставляються на конверті, на дрібноформатних позитивах – на монтуванні. 
ЗВІРЕННЯ МУЗЕЙНИХ ПРЕДМЕТІВ І КОЛЕКЦІЙ З ФОНДОВО-ОБЛІКОВОЮ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ МУЗЕЮ
1. З метою контролю за станом ведення фондово-облікової документації та фактичної наявності музейних предметів музеї щорічно зобов'язані проводити перевірку наявності і стану збереженості музейних предметів і колекцій, звірення їх з актами, книгами надходжень, інвентарними, спеціальними інвентарними книгами та іншою фондово-обліковою документацією. 
2. Звірення музейного зібрання здійснюється у відповідності до затвердженого керівником плану, яким передбачаються черговість, терміни звірення кожної групи зберігання музейних предметів і колекцій. 
3. Музеї з невеликим (до 3000 предметів) зібранням щорічно проводять повне звірення їх наявності. Музеї з великим зібранням щорічно проводять перевірку з окремих груп зберігання предметів згідно з планом. 
4. Звірення музейних предметів і колекцій з фондово-обліковою документацією проводиться комісією у складі не менше трьох осіб, призначеної наказом, і з обов’язковою участю зберігача фондів (матеріально відповідальна особа) даної групи музейних предметів і колекцій. 
5. Підсумки звірення фіксуються в окремих актах, що підписуються головним зберігачем фондів (матеріально відповідальна особа) та членами комісії, і затверджуються керівником музею. На підставі актів звірення за групами зберігання складається підсумковий акт про повне звірення наявності всього музейного зібрання, який підписується керівником і головним зберігачем фондів.
6.Завершення звірення музейного зібрання обговорюється на засіданні фондово-закупівельної комісії музею. підсумковий акт, протокол фондово-закупівельної комісії, пояснювальна записка керівника музею в разі втрати предмета і вжиті заходи, висновки реставраторів та інша необхідна документація надсилаються органу виконавчої влади, якому підпорядкований музей для розгляду та затвердження. 
7. Повне звірення наявності основного фонду музею дає можливість упорядкувати основний фонд шляхом звільнення від музейних предметів, які є непрофільними, втратили музейне значення через незадовільний стан збереження, підлягають обліку у науково-допоміжному фонді, номерів помилково наданих двом різним предметам, або навпаки, двох облікових номерів - одному предмету, музейних предметів, які не знайдені, викрадені, втрачені під час аварій. 
8. При вилученні музейного предмета із зібрання музею у полі «Примітка» в книзі надходжень, інвентарній та спеціальній інвентарній книзі робиться спеціальна позначка із посиланням на назву, номер і дату документа, що дозволяє вилучення предмета. Позначка про вилучення предмета з книги надходжень, інвентарної та спеціальної інвентарної книги завіряється підписами керівника музею, головного зберігача фондів (матеріально відповідальної особи) та скріплюється печаткою музею. 
9. Категорично забороняється використання номерів, які звільнилися після вилучення музейних предметів, для записів інших музейних предметів. 
10. Переведення музейного предмета з однієї інвентарної книги до іншої (наприклад, з інвентарної книги «графіка» до інвентарної книги «акварелі») і відповідно до зміни його інвентарного номера та шифру проводиться за рішенням фондово-закупівельної комісії музею та за наказом керівника музею за умови, якщо предмет залишається в основному фонді музею. 
11. Книги надходжень, інвентарні книги та спеціальні інвентарні книги заповнені до видання цієї Інструкції залишаються дійсними, за умови, якщо вони містять усі необхідні відомості про предмет та належним чином оформлені. 
12. До затвердження акта заміни старих книг обліку фондів на нові чинними вважаються старі книги. 
13. В акті заміни старих книг з обліку фондів зазначаються: дата, за чиїм розпорядженням здійснено заміну, причина заміни, а також кількість номерів та предметів, що перенесені до нових книг, кількість номерів та предметів, які були раніше вилучені, кількість номерів, що не зазначені. 
14. У разі заміни книг обліку – до них переносяться усі музейні предмети із старих книг, крім тих, які вилучені на підставі відповідних документів. У нових фондових книгах проти кожного музейного предмета робляться посилання на шифр і номер за старою книгою, так само як і в старій книзі проставляються новий шифр і номер. 
15. При складанні нових книг обліку категорично забороняється знищення або порушення цілості старих книг. Старі книги надходжень, інвентарні та спеціальні інвентарні книги постійно зберігаються в музеях поряд з іншою фондово-обліковою документацією. 

ЗБЕРІГАННЯ ФОНДОВО-ОБЛІКОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ МУЗЕЮ ТА ПОРЯДОК КОРИСТУВАННЯ НЕЮ
1. Основні фондово-облікові документи – акти про приймання, про видачу, книги надходжень, інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги, книги обліку музейних предметів на тимчасове зберігання – підлягають реєстрації у книзі реєстрації фондово-облікової документації музею згідно зі списком, затвердженим наказом керівника музею, і постійному зберіганню під контролем у матеріально відповідальних осіб. 
2. Основні фондово-облікові документи – акти про приймання, про видачу, книги надходжень, інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги, книги обліку музейних предметів на тимчасове зберігання – зберігаються у вогнетривких шафах у закритому, опломбованому (у неробочий час) приміщенні і стороннім особам не видаються. 
3. Забороняється винесення усіх перерахованих облікових документів і книг з приміщення музеїв. Співробітники музею користуються обліковою документацією лише за службової необхідності і в присутності матеріально відповідальної особи. 
4. Співробітникам музею і зберігачам фондів перераховані документи видаються для чергових записів і позначок у спеціально призначеному приміщенні. Для більш тривалої роботи із зазначеними документами вони можуть бути винесені до іншого приміщення у межах відділу, але кожного разу з особливого дозволу головного зберігача фондів (матеріально відповідальна особа). 
5. У кінці робочого дня документи обов'язково здаються відповідальним за їх зберігання особам і на ніч залишаються у місцях їх постійного зберігання. 

Список використанної літератури:
1. Інструкція “З музейного обліку, зберігання та використання пам‘яток державної частини Музейного фонду України” від 20.07.2000 № 1147
2.Закон України Про музеї та музейну справу (Відомості Верховної Ради України (ВВР), 1995, № 25, ст. 191)
3. Облік музейних цінностей http://studme.com.ua/1270061913204 /buhgalterskiyuchetiaudit/uchetmuzeynyhtsennostey.htm
4. Бухгалтерський облік музейних фондів недержавного музею http://www.visnuk.com.ua/ua/pubs/id/3141
5. Облік музейних фондів http:// museum. shostka.org /publ/ scientific _ publications/oblik_muzejnikh_fondiv/5-1-0-115
6. Юренева Т. Ю. Музееведение: Учебник для высшей школы. — 2-е изд. — М.: Академический Проект, 2004. — 560 с. —(«Gaudeamus»)
7. О. С. Сапанжа. Современный художественный музей: на службе человечеству или человеку? // В поисках музейного образа: Материалы науч. конф. СПб, 2007. С. 6-17.
8. Т. Е. Максимова. Виртуальные музеи: типология и функциональная специфика. - М.: Экон-информ, 2014. - 160с. - ISBN 978-5-9506-1148-3

Додаток 1.
Словник музейних термінів:
Музейний фонд України – це сукупність рухомих пам’яток природи, матеріальної і духовної культури, які мають художнє, історичне, етнографічне та наукове значення незалежно від їх виду, місця створення і форми власності, та зберігаються на території України, складається із державної і недержавної частини. 
Державна частина Музейного фонду України – це музейні зібрання та окремі пам’ятки, що є державною власністю. Музейні предмети та колекції, які є в музеях, переданих із державної власності у комунальну, є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України. 
Пам‘ятки – об‘єкти природи, матеріальної і духовної культури, що мають художнє, історичне, етнографічне та наукове значення і підлягають збереженню, відтворенню та охороні відповідно до законодавства . 
Музейний предмет – пам’ятка, яка має історичну і культурну цінність і належить до музейного зібрання. Музейні предмети підлягають обов’язковому обліку, який ведеться у порядку, встановленому Міністерством культури і туризму України. 
Музейна колекція – сукупність (комплекс) музейних предметів у складі основного музейного фонду, об’єднаних за однією або кількома спільними ознаками, що має наукове значення як єдине ціле (колекція може бути особиста, меморіальна, тематична, систематична). 
Предмет музейного значення – предмет, який має музейну цінність, але не входить до складу музейного зібрання, і виявлений в період наукового комплектування музейних фондів. Предмет музейного значення, який включено до музейного зібрання і пройшов всі стадії наукової обробки, набуває статус музейного предмета 
Експонат – музейний предмет, який виставлено для огляду, є структурною одиницею експозиції і складає основу музейної комунікації. Експонатом у музеї може бути як справжній (оригінальний) предмет, так і відтворення, макети-моделі або науково-допоміжні матеріали. 
Музейний облік пам‘яток (музейних предметів і колекцій) – це визначення кількості, складу і стану в одиницях обліку та відображення їх у фондово-обліковій документації музеїв. Він фіксує їх належність до певних класифікаційних груп, забезпечує їх організаційну упорядкованість, можливість адресного пошуку та контроль за їх належністю і станом. Музейний облік складається з двох стадій: первинної реєстрації і наукової інвентаризації. 
Одиниця обліку – предмет або група предметів (колекція, комплект), зареєстрований в фондово-обліковій документації під одним номером. 
Облікова документація – система документів, яка складається з документів первинної реєстрації (акти про приймання і видачу) та інвентарних книг – книг надходжень основного фонду, надходжень науково-допоміжного фонду, тимчасових надходжень, обліку сировинних наукових матеріалів, реєстрації актів і документів наукової інвентаризації, котрій підлягають музейні предмети основного фонду, що надійшли на постійне зберігання. До облікової документації належать також книги реєстрації самих облікових документів. 
Реєстрація первинна – перша стадія обліку музейних фондів, під час якої фіксуються основні відмінні ознаки предметів музейного значення в книзі надходжень (КН) основного або науково-допоміжного фонду на підставі результатів його попереднього вивчення. 
Інвентаризація наукова– друга стадія обліку основного фонду, коли фіксуються результати вивчення музейних предметів з метою юридичного закріплення предмета за відповідною музейною збіркою і охорони наукових даних про нього. 
Інвентарний номер – порядковий номер обліку музейного предмета за інвентарною книгою. Інвентарний номер проставляється на предметі в процесі наукової інвентаризації, складає частину облікового позначення. 
Склад музейних фондів – сукупність конкретних предметів і матеріалів, що утворює певну музейну збірку. Структура музейних фондів визначається згідно з профілем того чи іншого музею і регулюється процесом комплектування та вивченням музейних колекцій, а також особливостями їх збереження. 
Структура музейних фондів – система організації музейного зібрання, яка залишається незмінною при можливих змінах складу фондів. Структура музейних фондів включає три основні складові: основний фонд, науково-допоміжний і фонд тимчасового зберігання. Як основний так і науково-допоміжний фонд можуть поділятися на профільний, непрофільний та дублетний фонди. 
Фонд основний – частина музейного зібрання, яка складається з музейних предметів різних типів. У складі фонду музейні предмети об’єднують в окремі колекції. Предмети, які мають найбільшу музейну цінність і представлені в одному примірнику, складають особливо цінну частину основного фонду. 
Фонд науково-допоміжний – частина музейного зібрання, що складається з різних науково-допоміжних матеріалів, зібраних або створених музеєм для постійної експозиції, або різних виставок. Структура фонду визначається музеєм, залежно від складу фондового зібрання. 
Тимчасове зберігання – збереження музейних предметів або науково-допоміжних матеріалів, отриманих на обмежений термін для використання в експозиції або для наукової обробки. 
Шифр – скорочена назва музею, в якому зберігається музейний предмет або науково-допоміжний матеріал. Шифр є складовою частиною облікового призначення і наноситься на кожну одиницю музейних предметів.